時間管理のマトリックス

「時間管理のマトリックス」というと聞きなれない言葉かもしれません。

自分が使っている「フランクリンプランナー」という手帳は、主にこの考え方が中心になって作られたものです。

「７つの習慣」という本で最初に紹介されていたのかもしれませんが、その「時間管理のマトリックス」の話です。

まずは、この表。

４つの領域があることがわかるでしょうか。クリックすると大きくなります。

ちなみに、このブログのシステムでは自動的に小さくしたサムネイル画像が作られるのですが、なんだかピントが甘くなりますね。

さて。

この表は、時間の管理についてなのですが、「自分のやること」がどこの領域にあるのかを判断するためにあります。

例えば、「お客さんに頼まれた緊急の仕事」は第一領域ですし、「なんとなくＴＶを観ている」というのは第四領域」に属します。

この表を使う目的は、「忙しすぎて仕事が進まない」「忙しすぎて自分の時間が取れない」「なんだか時間が無い」と感じている人が使うと改善される可能性があります。

もう少し説明を加えると、

第一領域：今すぐやらなければいけない重要なこと。

【例】出先でのパンク修理、子供の発熱、職場の機械のトラブル、等々。

第二領域：緊急では無いが重要なこと。

【例】近いうちに提出をする書類、機械のメンテナンス、適度な運動、等々。

第三領域：緊急だが重要では無いこと。重要では無いが、やっておかないと自分が気になること。

【例】プラモデルを今日中に作ろうと決めた、急な思いつきの行動、等々。

第四領域：緊急でも無く、重要でも無いもの。

【例】特に気にならないがヒマだからやっていること全般、ゲームやネットサーフィン、等々。

さて、なぜ行動の区分けをするのかというと、自分の行動パターンを分析し、ある領域の行動を増やす必要があるからです。

増やすべき行動の領域がどれだかわかりますか？

ちなみに、休息は第四領域ではありません。休息は重要です。

というわけで、増やすべき行動の領域は、ずばり「第二領域」です。

「重要だが、緊急では無い」

という行動です。例えば、夏休みの宿題を最後の日にやること、それは第一領域の行動です。あらかじめコツコツとやるのが第二領域の行動になります。

「緊急で重要」というものは極力排除しなければなりません。そのためには、機械のメンテナンスをしておいたり、提出書類の納期を多めにもらうようにしたり、健康に気をつかったりと、普段の心がけも必要で、特に「予防」ということも重要になってきます。

そして、「自分のやりたいこと」や「遊ぶこと」も第二領域で考えて緊急事態にならないうちに行ってしまうと良いでしょう。仕事に追われて自分のやりたいことを出来ない状態が続くと色々なことがイヤになってしまいますから頑張りましょう。

そして、第二領域の行動を増やすために必要な心構えのひとつとして、「重要では無いものは緊急であってもやらない」というような大胆な意識改革も必要になってきます。

上司に仕事を頼まれたときに「それって急ぎですか？」とか、「それには３日かかります」と言えるようになりましょう。

そして、やるべきことは期日よりも早くやっておく習慣も身につけましょう。

時間管理のマトリックスの表を良く見ると、自分のやるべき行動がはっきりと見えてくると思います。