書類を重ねない

コストダウンをするときには多方面から色々と行いますが、基本は「１秒を削る」という言葉を使います。

これは主に作業時間を減らし、少ない人数でたくさんの仕事を行うなどの効率アップのときですね。

もちろん、「やり方」をゼロベースで見直して画期的な方法に変えることができれば、それにこしたことはありません。

まあそれはともかく、今回は「書類の取り扱い」について話をしてみたいと思います。

事務系や現場などで扱う書類には、たくさんの種類があります。ダイレクトメールや請求書、受領書や客先からのお知らせ、アンケートなどもあります。

仕事だけではなく人生にも当てはまることですが、「あとでやろう」と思っていることは、なかなか進みません。

書類の整理についても、「あとでやろう」と思うと溜まっていってしまいます。

やっかいなのが、「時間のかかる書類」です。読むのに時間がかかったり、記入するのに時間がかかったり、誰かの返事待ちだったり、コピーしたりスキャンしたりなどですね。

「その書類について時間をとらないといけないのに、今はその時間が無い」

というものに苦労するときがあります。個人のデスクでは、自分の仕事をする場合には個別に封筒にしまう「超整理法」というのが便利です。今度、思い出したら紹介します。

今回の話は、個人というよりも複数の人達が使う場所での書類の管理にも当てはまるものです。

担当者が決まっていなかったり、あるいは担当者が不在の場合に、書類の保管や破棄の判断ができずに保留にされる書類があります。

また、担当者が自分の書類を「今は時間がない」という理由で保留にするときもあります。

このときに気をつけることが、

「書類を重ねて保管しない」

ということです。

引き出しや書類入れなどに書類を重ねて入れておくと、本人は片付けたつもりになるし見た目も片付いた感じがします。

しかし、書類を重ねているのは、言わば「保留の固まり」です。

その固まりの中でいくつかは判断を下す必要がでてくるものがあるはずです。タイミングとしては、自分で時間を作るというよりも客先から催促されたり、提出期限になったりという外部要因が主なものだったりします。

そんなときにも、重なった書類の中から目的のものを探すのに時間がかかるというのが無駄の始まりですし、溜まれば溜まるほど整理する気がなくなることが多いですね。

重ねた中から探す時間を問題にすると、「そんなちょっとの時間はいいじゃないか」と言われたりしますが、製造業のコストダウンは「１秒を削る」という気持ちが無いと全体的なコストダウンは進みません。

また、重ねた書類は、例えば提出期限を過ぎてしまったり、やらなければいけないことが後回しにされたりと、業務に支障が出たり客先の信頼を無くす原因にもなってきます。

まずは、「保留にしない」ということや「提出期限に関係なくすぐに提出する」というルールにすると少しは重なる書類は減ります。

１度見た書類をもう１度見ることになるのも無駄な時間ですので、その場で処理するのが基本ですし、提出期限よりも早すぎて出しても恥ずかしいことではないという認識も必要と思われます。

と、まあ、そのようにして「重なっている書類」について常に意識をして重ねないようにすることで業務がスムーズになることが多くあります。

どうしても保留にする場合には、壁などに貼ったり見えるところに置くことはしょうがないかもしれませんが、基本は「その場で処理」です。

ちなみに、壁に保留の書類を貼って目立たせても、通常はそのまま保留になってしまいます。壁に貼る物に関しては、「普段は何も貼らない」ということにしておく必要もありますが、それについては、また今度にします。

ということで、今回、何が言いたかったのかというと、

「書類を重ねない」

ということです。書類は、あとですぐに探せるように「分類して保管」が原則です。そして「分類しない例外」というものを誰かが作ってしまっている状況が「書類を重ねている」ということです。

もちろん、保管用のダンボールに重ねてしまってあるのは「分類されている」ということなので問題はありません。

問題は、「分類されていない書類」です。それらが重なって置いてあれば、当然ですが無駄が発生します。書類を重ねた場合の無駄についていうと、

１．「もう１度見る」という時間の無駄

２．「書類をめくって目的のものを探す」という無駄

３．そこにあるのを忘れてトラブルになって、その対処に無駄な費用がかかる

というような感じです。また、それらは「保管場所が決められていない」ということも大きな理由なので、ファイルケース等を使って「分類して保管」ということが必要ですね。

書類が重ねられているのを見たときには、「ルールが決まっていない」という部分であるということを認識してすぐに対処した方が良いだろうと思っています。