情報の共有化

私がいつも思っているのは、

「同じ情報を持っていれば、結論は同じになる。」

ということです。

「意見が違う。」

という場合は、大抵は「持っている情報の違い」から生まれることが多いと感じています。

例えば、ある店で買物をする予定だという話を伝えたとき、Aさんは「あそこはオススメ」、Bさんは「絶対にやめておけ」とふたりの意見が全然違うときがあります。

しかし、よく聞いてみるとAさんは「自分のお気に入りのものがやっと見つかった店で、しかも女性店員が親切だった。」、Bさんは「予約していたものが入らずに、その連絡も来なくて、そのときの応対の男性店員が最悪。」という経験からだったりします。

しかも、Aさんは「やっと見つかった」ということは「苦労しても手に入らないものがある。」という経験が前提としてあると思いますし、Bさんは「ビジネスとして連絡もしないやり方は良くない。」という気持ちもあるはずです。

これが小学生ぐらいだと、AさんとBさんの両方と同じ経験をしても特に何も思っていないので「あの店で買い物？行ってくれば？」とスルーしてしまうかもしれません。

昔、手にサソリを乗せる実験をしたテレビを観ましたが、サソリが危険だと知らない子供は無邪気に遊び、大人は驚いてサソリを手から振り払います。

自分が持っている情報というのは、行動に影響を与えますね。

そんなことから、私の会社は全員がPHSを持っています。なぜPHSかというと、数年前からウィルコムは同じキャリアであれば通信料が無料でメールもタダなのでリーズナブルでした。

メールを一度に全員に配信することができるので情報の共有化ができます。いつ始めたのか忘れましたが、もう１０年ぐらいになるかもしれません。

何か会社の中で不良品が発生したりお客様からクレームが来るとメールで全員にお知らせが行きます。打合せをしたときには議事録も配信されます。遅刻・早退・有給などの情報も流れます。

メールサーバーで全員宛に転送する設定のメールアドレスがあるので、そのアドレスに送るだけなのですぐに送ることができます。また、社内向けのWEB用ブラウザでは各種のフォーマットがあるので用途に応じた項目を送信できます。それは普通にフリーのCGIを使った簡単なものですけど。

で、ここに来てもう１歩踏み出すことにしました。今までは、それぞれの仕事を各担当者ごとに話をしていたのですが、どの担当者が何をやっているかは特に他の人は知りませんでした。

今度からは、誰かに何かをお願いするときには全員宛のメールを使うことにしました。メールの方が確実に伝わりますし、その担当者が忘れたり休んでも他の人が出来る場合には代われますし、人事考課制度の導入もあるので誰がどのくらい仕事をきちんとやっているかもオープンにできると思います。

ところで、私のところは第一工場と第二工場があるのですが、第二工場の電話のところに行って第一工場に電話をして誰かを呼び出して話をするというのは時間も通信費もムダですね。

その点でもPHSはお互いにすぐに連絡を取り合うのが無料なのでお得です。そして何かあればその場ですぐに連絡をできるのでとても便利です。客先に行ったときにも会社の携帯を持っていれば連絡もしやすくなります。

メールに関しては、個人で持っている携帯電話に送るという手もありますが、個人の携帯に会社の情報が届くのはなんだかイヤだと思いますし、仕事中に自分の携帯をいじる人が増えるのもちょっと雰囲気が良くない気がするので、やはり会社支給が良いと思います。

なんにしても、情報をすぐにたくさんの人に回すと、仕事の流れがスムーズになります。

そして、「情報の共有」によって会社の問題点を共有化できる利点もあると思います。(^^)