やさしく名刺ファイリング

かなり前ですが、名刺の入力に困っているという記事を書きました。

それがまだ続いています。

１番の問題は年賀状を送るときの宛名印刷なのですが、とりあえず名刺データの入力に関しては「やさしく名刺ファイリング（メディアドライブ株式会社）」を使うことにしました。

このソフトを知ったのは今月に入ってからなので、「名刺管理」はずっと放置されていた問題のひとつです。

名刺をスキャンしてＯＣＲでテキストに変換してくれるところが便利です。

名刺の両面をすばやくスキャンしてくれるScanSnapがあるので、それと一緒に買った「名刺ファイリング」を使ってみたこともあったのですが、なんだか不便でした。

今回のソフトは、ScanSnapも使えるのですが、普通のフラットベッドのスキャナーも使えます。複合機のスキャナーを使ってＡ３の範囲に名刺を並べたら、自動で切り出してテキスト変換してくれました。感動的です。

政治家の方々の名刺は半数以上が表には役職と名前だけで住所は裏です。仕事のお客様の名刺の裏面は、たいていは英語です。普通は片面だけを読み取れば業務には支障はなさそうです。

それと、１台にソフトをインストールすれば、会社の他のパソコンからデータを見ることができるので、そういうところもナイスです。

たぶん、競合ソフトはジャストシステムから出ているものだと思いますが、そちらはあまりよく調べていません。というか、このソフトを買ってからそっちも気付きました。

さて、このソフトですが、大きな会社は名刺管理をどのようにしているのか不明ですが、私のような小さなところでは便利です。

会社名・個人名で並び替えて表示が出来ますし、検索も早い。テキストに変換されていますが、スキャンした名刺も各パソコンで見ることができます。

また、ＯＣＲでテキストに変換する精度も高く快適です。

エバーノートでも名刺を保管できますが、全部テキストに変換してくれるといいんですよね。近い将来はそうなりそうだとアナウンスがあった気がします。

このソフトの場合は、電話・ＦＡＸ・携帯電話などは、記入してある順番に関係なく、ちゃんと項目ごとに自動的に振り分けられます。

本社と支社のふたつの住所があるときには、住所１と２に分けてくれるのも自動です。

また、

山田　太郎

という名前があったとして、その読み方は漢字から判断してくれるので、例えば

山田　大郎

と間違えてスキャンされて「ヤマダ　オオロウ」というカナが自動で入力されていたとしても、「太郎」と直せばキチンと直りますし、「太田」と入力してから「田」を消して、そのあとで「郎」と打ったような場合にも、携帯電話の入力のときのような「オオタロウ」とはならずに「タロウ」になるところが賢い感じです。

所蔵や役職も振り分けてくれるので名刺の入力が速いところが気に入りました。

一応、全部安心してまかせるところまでは完成されていないため、ひとつひとつ確認しなければいけませんが、メールアドレスやＵＲＬなどの情報も手入力だと大変なので、それを考えると便利です。

各パソコンでデータを見るには、それぞれに専用の閲覧ソフトをインストールした後に少し設定をしなければいけないところが不便ですが、最初だけです。

年賀状の宛名の問題はまだ未解決ですが、たぶんグループ分けをすれば、なんとかなりそうな気配があります。なんといっても、色々な会社の方々の連絡先がすぐにわかるようになったところが画期的です。

今までは、名刺入れの中から探していました。よく使うところだけは手動でパソコンの住所録にはいっていますが。

やっぱり仕事ではパソコンを使いたいですよね。

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